[筆記] 我用模組化簡報，解決99.9%的工作難題
以下由ChatGPT輔助整理，內容十分充足，值得反覆細品味
提案的簡報
黃金圈法則由三個層次組成：「為什麼」（Why）、「如何」（How）和「什麼」（What）。應用在提案中，我們需要首先找到「為什麼」提案的原因，然後根據這個原因設計出可行的對策，並說明提案所能帶來的效益。
通過黃金圈法則、三個安心和兩個故意，再加上亞里斯多德的有效說服三要素，便能夠大大提升提案的成功率。總之，提案不只是資料的羅列，更是策略性、結構性和情感上
提案的三個安心
要讓提案打動人心，我們需要做到三個「安心」：
- 做對的事：告訴對方目標是合理的，這個目標應該基於公司的願景和目的。
- 把事做對：對應的對策需要具體且可行，展示我們如何達成目標。
- 值得去做：衡量效益，確保這些效益是有價值的，讓對方知道不會只是做白工或賠本。
這三個要素能夠大幅減少對方拒絕提案的阻力。
(!!)提案的兩個故意
除了「安心」之外，還需要做到兩個「故意」：
- 與你有關：讓對方知道你了解他們的問題，你的提案是為了解決他們的問題。
- 對你有益：清楚地告訴對方解決問題後能帶來哪些具體效益，這些效益足以讓對方認為資源的投入是值得的。
這兩個「故意」能夠增加對方買單的誘因。
有效說服的三個因素
亞里斯多德提出有效說服的三個因素：人格、情感與邏輯。在提案中，我們需要：
- 邏輯：言之有序、言之有物、言之有理，確保提案內容清晰且有條理。
- 情感：建立情緒上的連結，讓對方感受到你的提案與他們的切身利益相關。
- 人格：建立信任，讓對方相信你提出的目標是合理的、可行的且有價值的。
高效的工作者懂得在每一次的報告中建立自己的信譽，這樣能夠讓對方更容易接受提案。
如何準備升等報告（我覺得求職履歷也同理）
準備一份結構清晰、內容簡明的升等報告，有助於主管快速了解你的能力和潛力，增加升遷機會。
工作表現與經歷
- 展示成就
- 描述你在現職的
具體成就和貢獻。 - 提供
數據和案例支持你的工作表現。
- 描述你在現職的
- 強調相關經歷
- 列出與
新職務相關的工作經歷，說明你的資格。
- 列出與
新職務的理解
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個人特質與成長潛力
- 展示個人特質
- 說明你的個人特質如何契合公司文化，如團隊合作和領導能力。
- 強調成長潛力
- 展示你的未來發展目標和提升計劃。
實用建議
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簡報受眾體驗路徑
可分為四個階段：
- 知道
- 理解
- 認同
- 行動
其中包含以下幾個重要概念：
- 化繁為簡、
視覺化：將複雜的資訊簡化並以視覺化的方式呈現，使受眾更容易消化和理解。 - 言之有據、
邏輯化：用邏輯化的方式組織內容，讓受眾能夠在有條理的陳述中獲得信息。
由「知道」到「理解」的門檻
要讓受眾從「知道」到「理解」，必須降低理解的門檻：適當的圖片和圖表可以幫助受眾更快地理解資訊。
由「認同」到「行動」的關鍵
要促使受眾從「認同」到「行動」，需要克服認知與行動之間的障礙：
- 心理投入：當受眾認同內容後，仍需投入時間和資源來實際行動，因此需要讓受眾感受到行動的
價值。 - 效益化：強調行動帶來的
效益，讓受眾感到這是一個有價值的決策。
範例
- 降低理解門檻：以存款優惠為例，如果解釋利率計算方法過於複雜，受眾可能會不理解或失去興趣，但如果能簡單明了地解釋，就能降低理解的門檻。
- 強調效益：
讓業績成長三成，費用增加不到一成。
(!!)結論
成功推動策略的關鍵在於簡化和視覺化信息，降低受眾理解的門檻，並且讓受眾感受到行動的效益。透過這些方法，可以有效促進受眾從「知道」到「理解」，再從「認同」到「行動」的轉變。
工作型簡報
主要目的不在於情感表達或故事性內容，而是專注於高效率的資訊傳遞。受眾通常包括同事、主管、老闆或客戶，他們需要清晰明確的資訊，以便做出下一步的行動或判斷。
有效的工作型簡報應該具備以下特點：
- 釐清目的和對象： 確保簡報的內容與受眾的需求直接相關，能夠為他們提供實際上的價值和有用的信息。
- 邏輯清晰、簡明扼要的架構： 確保簡報的內容有著清晰的邏輯結構，使得聽眾能夠理解並接受你的觀點或建議。
- 內容連貫、表達精準： 所呈現的內容必須具體而有據，能夠有效地支持你的主題或論點，讓聽眾信服並願意採納你的建議或見解。
在確保了這些基本要素後，再考慮如何透過視覺設計和表達技巧來進一步提升簡報的效果，以提供更好的簡報體驗給受眾。
準備階段的簡報，點出合理性與可行性
- 開場
- 目的：說明工作計畫的目的方向，希望達成什麼或獲得什麼。
- (!!)關聯：工作計畫的具體施策，
對報告對象的影響與關聯。 - 效益：預期效益及成果。
- 內容
- 對於預期效益不明確或希望強調施策困難性的情況，先說明目的方向、具體施策，最後談預期效益。(目標->過程->結果)
面對高階主管時，先確認目標的合理性與效益價值性，再陳述具體措施。(目標->結果->過程)
- 結尾
- 歸納總結報告重點，並展望未來的行動計畫。(–>未來)
進行階段的簡報，報告進度與修改計畫
- 背景：報告背景說明，簡要說明上次報告的結論與重點。
- 關聯：進度報告希望達成的目標，與報告對象的
關聯。 - 資訊：分享關鍵資訊，包括已完成的工作進度、工作進度是否落後、完成工作目標還需要什麼。
- 總結：用一句話總結報告。
- 後續：接下來的階段及可能遇到的問題和需要的協助。
完成階段的簡報，展現成果與價值，並提供經驗傳承
- 背景：工作任務的背景介紹。
- 任務：工作任務的目標或個人的任務角色。
- 對策：工作任務中的關鍵活動，「克服什麼困難」，歸納為三到四項。
- 成果：具體的產出、成果效益及經驗傳承。
結尾
- 總結報告重點：歸納報告的主要結論和重點。
- 展望未來：提出未來的改進建議及行動計畫。
通過這些框架和方法，可以讓你的工作報告更有條理性和說服力，使主管和同事能更清楚地了解你的工作進展和成果。
設想最終成果報告
首先，想像成果報告當天的場景，預料到現場可能出席的人，他們希望聽到的重點是什麼。因此，需要準備：
- 專案背景：介紹專案的起源和
目的。 - 專案目標：闡述希望達成的具體
目標。 - 執行過程：詳細說明專案的實施
步驟。 - 成果展示：展示專案的最終
成果及其影響。 - 支持數據：準備具體的
數據、圖表和案例來支持這些內容。
規劃過程中的各個報告階段
從現在到最終成果報告的過程中，通常經歷以下幾個重要的報告場景：
- 專案啟動會議：介紹專案的背景、目標和計劃。
- 進度報告：在中期階段進行，更新專案進展、完成的里程碑和遇到的挑戰。
- 專案變動會議：針對專案中的任何變更需求進行討論和調整。
- 最終成果報告：完成專案後的總結和展示。
逐步蒐集和整理素材
在每個階段，應逐步蒐集和整理所需的資料和素材：
- 數據：持續收集和更新關鍵數據。
- 圖表：將數據轉化為易於理解的圖表。
- 案例：記錄專案中的具體案例和範例，說明問題和解決方案。
- 文件：整理專案文件和會議紀錄，確保有完整的資料支持。
持續準備，逐步解決問題
在工作過程中，不斷為報告做準備，而不是等到最後才急忙構思和蒐集資料。這種持續性的準備可以確保：
- 報告完整性：提高報告的質量和完整性。
- 問題解決：在準備過程中發現並解決專案中的問題。
- 信心提升：有條不紊的準備讓我在報告時更有信心。
(!!)文字型內容的視覺化心法：增加或減少
作者心法：「化繁為簡，就抓關鍵字；不能刪減，就加關鍵字。」
- 化繁為簡：
- 步驟一：拆解內容
- 將整合後的資訊內容拆分成段落，再將段落拆分成條列資訊。
- 步驟二：擷取關鍵字
- 擷取每段落的關鍵字，並進行圖示或圖像的視覺化呈現。
- 步驟一：拆解內容
- 不能刪減：
- 增加關鍵字
- 在不刪減原始內容的前提下，對每段落增加關鍵字，這些關鍵字作為新的層次，幫助降低理解的門檻。
- 增加關鍵字
結論
完全依賴圖示或圖像的視覺化可以有效降低理解的門檻，但每個人的理解可能有所不同。搭配簡潔的關鍵字或文字說明，才能讓人更好記憶和獲得明確的認知。
(!!)根據職位的高低，報告的重點可以分為三種：
1. 高階管理者
高階管理者關注的是投資效益，因此報告時需要：
- 首先說明：「值得去做」的事：先讓對方了解這個項目或決策是否有價值。
- 接著解釋：「做對的事」：確保這個項目是正確的方向。
- 最後是：「把事做對」：如何有效執行這個項目。
2. 中階管理者
中階管理者在組織中扮演承上啟下的角色，他們需要：
- 首先關注：「做對的事」：確保工作方向符合組織的短期、中期和長期策略目標。
- 然後是：「值得去做」：確認這個項目是否有價值。
- 最後是：「把事做對」：如何執行這個項目。
3. 基層工作者
基層工作者主要關心的是執行細節，因此報告時應：
- 首先說明：「把事做對」：具體的執行方法和細節。
- 接著解釋：「值得去做」：這項工作為什麼有價值。
- 最後是：「做對的事」：這項工作如何符合整體目標。
總結來說，不同職位的人員在報告時關注的重點不同，高階管理者注重價值和方向，中階管理者關注策略方向和價值，基層工作者則注重執行細節。報告內容需要根據對象的不同來調整，以達到最佳溝通效果。