[筆記] 專案管理：玩一場從不確定到確定的遊戲
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透過五個核心主題，這篇筆記探索了專案管理的關鍵挑戰—如何在不確定性中找到前進的方向，並在每個階段調整策略以達成目標。
專案管理是從不確定到確定的遊戲
- 確定的是目標：雖然目標可能會隨著時間有所變動，但通常一開始是相對確定的。
- 不確定的是過程：執行的方式可能一開始並不明確，必須透過不斷的嘗試和調整，讓這個過程逐步變得清晰。
- 學習與創業的例子：
- 你知道自己要學好某項技能，但可能不知道具體該如何學才有效。
- 你知道創業目標是賺錢，但不知道具體該如何達成。
- 關鍵在於試做：
- 透過實際操作和測試，你才會逐漸了解下一步該怎麼做。
- 不斷地嘗試和實驗，才能朝著最終目標邁進。
職涯發展的想法
- 沒有長遠計劃，但有努力的方向：
- 我的職涯路線並不是按照固定的計劃走的，而是每個階段都全力以赴，做出超過預期的表現。
- 我重視每個階段的努力，並保持開放態度，等待下一個機會的到來。
- 短期計劃更重要：
- 有些人現在是講師，但當初並不預見自己會走上這條路。
- 每一年的年度計劃，以及每三年的目標就足夠了。
- 至於十年、二十年的計劃，先不用太過焦慮，當下的努力才是最重要的。
瀑布式 vs. 敏捷式專案管理
- 瀑布式管理：這種方式追求“最終可見”，也就是等到專案結束時才能看到成果。
- 敏捷式管理：這種方式強調“最小可用”，也就是在過程中就能逐步看到成果並隨時進行調整。
- 為什麼現在偏向敏捷式？
- 過去科技不夠發達，專案完成後才能看到結果。
- 現在的客戶希望能夠更早看到初步成果，並根據反饋進行調整和改善。
- 通過每個階段的驗證，逐步確保專案走向正確的方向。
- 簡單例子：
- 假設你的目標是減重10公斤。瀑布式管理的方式是半年後再量體重，而敏捷式則是每天量體重並根據結果調整減重方法。
軟體工具的選擇標準
- 三大需求：
- 是否滿足使用者需求
- 是否容易操作
- 是否需要花時間學習
- 避免工具成為障礙：
- 盡量避免選擇那些會帶來額外成本、學習障礙或者引發抗拒心理的工具。
- 對我來說，夠用、好用、常用是選擇工具的三大關鍵要素。
設定專案截止時間的思考
- 截止時間要有意義：
- 如果截止時間到了，但專案無法完成且不會造成任何影響，那麼這個時間點其實是沒有意義的。
- 關鍵問題：
- 為什麼專案目標設定在這個期限？
- 如果時間到了，做不到會有什麼後果？
- 時間有壓力，才有動力：
- 具有意義的截止時間才能激發行動的毅力。
- 如果有壓力，專案才會有推進的動力。
進一步探討閱讀中的問題與解答
1. 「試做」的具體方法是什麼？
- 小規模測試（MVP）：從一個簡單可行的版本開始，先推出並收集反饋，再進行優化。
- 快速迭代：不要求一次做到完美，而是透過多次的調整來逐步優化。
- 數據驅動決策：使用 A/B 測試等方法來檢驗實驗的效果。
- 持續反饋機制：定期收集使用者或團隊的意見，確保試做方向正確。
2. 瀑布式 vs. 敏捷式專案管理的選擇標準
- 瀑布式適合：需求明確且變動較少的專案（如建築、航太、醫療設備等）。
- 敏捷式適合：需求經常變動且需要快速回饋的專案（如軟體開發、App 設計等）。
3. 短期 vs. 長期規劃的平衡？
- 設定靈活的長期目標，例如「成為某個領域的專家」，並根據實際情況進行調整。
- 使用 OKR（目標與關鍵成果）來確保短期目標和長期方向相符。
- 每1-3年檢視一次長期計劃，確保當前的方向符合現實情況。
4. 軟體工具的「夠用、好用、常用」怎麼衡量？
- 夠用：工具的功能是否能夠解決核心需求，避免選擇不必要的附加功能。
- 好用：界面是否直覺且操作簡便，使用者無需專門培訓。
- 常用：工具是否有廣泛的使用者支持，並能與現有工具進行無縫整合。
5. 專案截止時間的「意義」如何判斷？
- 是否與商業目標對齊？ 是否能對業務成長產生正向影響？
- 是否與市場需求對齊？ 是否能趕上市場需求的時間窗口？
- 是否與團隊效率對齊？ 是否能夠在團隊的產能範圍內完成？
- 是否有「過期成本」？ 如果超過這個時間，是否會對專案或業務造成損失？