[筆記] 為什麼你總是在忙著善後？
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本文深入探討了預防問題的重要性及其挑戰。從了解Know-How與Know-Why的重要性，到製作能激發思考的說明書，再到徵詢意見以促進新方法的接受度，文章提供了全面的視角。同時，文章也闡述了防患未然的困難之處，以及「防呆」和「故障安全」兩種核心概念，為讀者提供了全面的風險管理思路。
預防勝於治療：聚焦問題預防的重要性
坊間有不少書籍教人如何在事發之後解決問題，本書則將焦點放在預防問題（麻煩或事故）上。人類是一種會犯錯的動物。本書要特加說明的是，即使犯錯帶來有實質損害的麻煩、事故，也能靠團隊合作防患於未然。
若要提高防止再犯的精確度，請先找出根本原因，找到之後再擬訂對策。反過來說，只要找到根本原因，要擬訂對策就不會太辛苦。這是因為，只要把根本原因反過來即是對策案。
知其然並知其所以然：Know-How與Know-Why的重要性
在日常作業中，不僅要掌握操作方法（Know-How），也要了解其背後的原因（Know-Why）。清楚說明作業理由有助於提高靈活應變能力，避免問題。例如，在產品檢查中，不僅要知道如何檢查，還要了解為什麼要進行這些檢查，以便改進品質。
製作「需要思考的」說明書
說明書不應過於詳盡，以免使用者僅依賴說明書而失去自行思考的能力。針對例外或異常處理，說明書只需提供方針，讓使用者自行思考處理方法。有助於培養使用者的應變能力和自主性，提升作業效率。
徵詢意見與採納：促進新版說明書接受的關鍵
在製作說明書時，即使內容清楚明確，仍需考慮使用者的意見和作業習慣。人類是一種奇妙的生物，只要自己的意見或多或少獲得採納，就會比較願意接受新方式。因此，尊重資深員工的經驗和偏好，徵詢他們的看法，並在說明書中反映他們的專業「才能」，能增加他們對新方法的接受度，促進新版說明書的應用。
為什麼防患未然進行得不順利？
- 挑戰一：難以預見未來的風險
預測未來可能出現的問題並非易事。- 有些人可能認為只有當問題發生後再處理才是明智之舉，缺乏及時防範危機的意識。
- 挑戰二：高成本與資源投入
- 實施防患未然措施需要大量資源和成本。
- 對於某些人來說，這可能會成為考慮的因素，因此他們可能會遲疑不決。
- 提前投資的重要性
- 許多公司願意投資於設備更新、新產品研發及員工培訓，但對於風險管理卻忽略了投資的重要性。
若能在早期階段發現並解決問題，將大幅降低未來成本，同時保持社會信賴度及企業長遠發展的穩定性。
「防呆」和「故障安全」兩種概念：
- 防呆機制：這種機制的設計目的在於
防止使用者犯錯。例如，微波爐必須在關上門的情況下才能啟動加熱，數位相機的電池插入口設計成無法插反，確保正確使用。 - 故障安全機制：這種機制則是指
即使操作或設備出現錯誤，也能有效地避免事故或麻煩。例如，吹風機內部設有溫度保險絲，當忘記關機時會自動切斷電源，以防止過熱引發安全問題。另外，鐵路號誌機故障時會自動亮起紅燈，確保交通安全。
這兩種機制的核心差異在於，防呆是為了預防錯誤發生，而故障安全則是即使錯誤發生也能有效地處理，從而減少可能帶來的負面影響。